实施流程

        成功的实施由好的系统软件、经验丰富的实施队伍和客户内部管理三个环节来共同完成。在系统实施过程中，实施双方应高度配合。客户希望佛山优软尽可能提供现金的管理流程和思想，佛山优软则在优化的流程下尽可能实现客户的个性化业务。客户从最初的软件选择和比较，到进行企业流程改造，直至系统软件的具体实施，佛山优软的帮助会使客户少走弯路。值得注意的一个问题，当企业在选择一个新的系统软件时，并不仅仅只是为了解决当前存在的问题，更重要的是为了实现公司更长远的企业目标，因此与其说是在选择软件更不如说是在选择一个合作伙伴。

      系统实施是项目最终成败的关键，软件就算做得再好，如果没有把实施做到位，那么最后用户还是无法使用佛山优软的产品。所以佛山优软极其重视每个项目的实施过程。

实施工作文档

调研

任务描述	工作报告	备注
对客户现状调研	完成调研报告	文档
硬件设施情况了解确认	完成相关硬件配置	电子邮件

培训

任务描述	工作报告	备注
项目目标方法培训	实施目标、计划和步骤等达成共识	管理、财务、商务
系统设计思路培训	完成流程整合	管理、财务、商务
系统操作培训	对系统基本操作掌握	管理、财务、商务

系统上线

任务描述	工作报告	备注
数据库的建立	服务器系统安装完成	确认安装完毕
系统安装	所有计算机系统安装完成	确认客户机安装完毕
系统启动会	项目启动动员
期初数据录入系统	完成实物数据的录入工作
实物库与系统库存核对	1、实物库存与系统库存核对完成 2、完成差异数据更正	注意核对方法
当日业务在系统上操作	1、所有业务均已录入系统 2、形成经营日报表	注意检查、询问及提醒
营业点日盘点	完成日盘点表	应用盘点工具表格
财务审核工作	1、对各店日报表的审核工作 2、完成对各店的应收款工作 3、财务其他工作（如费用录入） 4、各客户的期初余额录入工作	1、注意收款、付款及相应的核销工作 2、期初余额录入视工作进度决定，先完成培训过程
售后工作	1、完成售后数据录入实际操作培训 2、售后受理数据的录入工作	注意充分利用系统，做到人性化服务
特殊工作的处理办法	1、巡场并现场对各岗位实际操作过程的问题解决 2、完善特殊情况处理文档	佛山优软售后部会切入参与

独立运作

任务描述	工作报告	备注
对日常工作能够在系统上正常操作	每天的营业工作正常	1、有问题通过远程协助解决 2、售后服务中心经常性做常规检查

培训

任务描述	工作报告	备注
流程整合	1、完善流程整合并固化 2、形成标准化模式	管理、财务、商务、仓库
系统高级应用培训	通过系统高级应用培训完成系统更深入运用	管理、财务、商务、仓库

 

       系统的实施过程主要分为四个阶段：

 

  第一阶段：立项

 

       客户与优软公司取得联系后，优软公司派售前工程师电话访谈或上门介绍系统，在双方坦诚沟通的前提下，根据客户的实际需要和长期目标提供方案并报价，经客户确认后立项。立项阶段主要有以下内容：

 

A、调研

1、调研客户的管理现状、存在的问题与改进意向；

2、清晰客户项目实施中的重点与难点；

3、了解客户管理层对本项目实施范围、进度、方案等方面的要求；

4、完成业务流程整合。

 

B、培训

1、实施的目标、计划和步骤等达成共识；

2、对下一步公司业务流程的整合；

3、对系统实际操作培训。

 

  第二阶段：正式实施

 

      立项后，根据双方约定的时间，优软公司指派实施工程师上门了解客户的运作模式，与客户相关作业部门开会沟通，并最终确定业务流程。进而优软公司技术部将根据客户的实际情况，把客户管理思路融入系统中。与此同时，工程师将根据流程对客户相关操作人员进行软件应用培训，模拟上线运行，并在模拟运行过程中 做好相关的基础资料工作。直到软件正式启用前，优软公司技术部将对模拟上线过程所作的基础资料进行筛选，结合客户原有系统的资料，提取有效资料导入正式运行的系统。正式实施阶段有三个过程：

 

A、系统上线 （完成系统数据与实物数据同步工作，时间为1-2星期）

1、完成数据的上线工作；

2、对业务流程的磨合并基本形成固定的流程。

       在启用系统的前一天，优软公司协助客户盘点实际库存情况（通过实物盘点或运用优软公司提供的专用盘点工具），确保正式启用系统是的库存数据、实际应 用系统并启用新的流程后，确保在三天内解决库存盘点问题。与此同时，客户的财务部门必须在系统启用十天内完成截止到系统启用前的客户对账工作，并将相应客 户的应收应付账款录入系统。在整个过程中，优软公司实施工程师会一直在现场给予配合。优软技术部负责进行技术上的支持。

       通过近十天的运行，优软公司将陪同客户评估系统启用是否成功（主要以系统数据与实物数据相对照），如果未获成功，优软公司会协助客户找出原因并提出相应的整改措施。

 

B、独立运作（完成客户独立操作的快速成长，时间为2星期左右）

1、检验系统实际操作能力；

2、检验业务流程的实际效果。

       在正式启用后第十五天，（视实际情况而定），优软公司会撤走所有的实施工程师，这时候可以打破客户操作人员的依赖性，实现独立操作，使操作人员快速成长。优软公司售后部会通过远程协助工具和电话进行密切配合和技术支持。

 

C、培训

1、完成流程整合；

2、加强系统应用能力。

       在完成第二阶段工作的过程中，优软公司根据客户的实际应用情况，配合客户的需求再次配出实施工程师或售后技术人员上门。此阶段会根据客户在前期的应用情况 找出问题及出现的原因，通过优化流程或调整系统操作应用，以及再次进行应用系统操作培训，最终完成系统的实施工作。

 

  第三阶段  售后服务

 

售后服务

1、系统第一阶段的实施完成；

2、启动售后服务工作体系。

       优软公司售后服务部会为客户建立独立的客户档案，客户每一次的咨询或运用系统后的每一个问题都会记录下来，同时也记录下优软公司所采用的解决方法。这样对 客户而言，每一个有操作上火流程上问题的操作员都可以像优软公司打电话咨询，客户只需报上公司名称和岗位名称就可以得到相应的解决或协助支持。如果问题涉 及到安全问题或敏感问题则需要是制定的管理员才能咨询。每个客户可指定一至二人为系统管理员，如有更改则必须通知优软公司。

       如遇突发事件也必须通知优软公司，这样优软公司会为客户做出相应必须的保护方案。

 

第四阶段  方案报价及合同签订

 

A、方案报价

       上述方案中的功能是目前佛山优软标准产品已经实现的功能，如果在调研过程中因客户特殊需求提出新的功能需求，佛山优软会根据与客户协商的结果做出适应性的调整，同时也会视调整情况向客户说明是否需要附加收费。佛山优软向客户承诺，所有的收费情况会在客户作出合作决定之前说明清楚，而不会在实施过程中提出额外的要求。

 

B、合同签订

       在系统启用的三个月内，如果客户认为系统并不能适应自身的实际应用，可以向优软公司提出，优软公司会指导客户把相应的资料导出为EXCEL表格。然后自行终止软件的使用，这样就终止当前的合作。

       三个月后如果没有特殊情况，优软公司将与客户签订软件开发协议。协议主要包括开发项目的要求、软件的实施及维护、双方权利与义务、开发费用及支付方式等内容。